Aus dem bunten Leben einer Projektmanagerin

Wenn man den Vorurteilen und Memes glaubt, dann sitzen wir Projektleiter*innen vor allem in Meetings, schreiben Mails und sind «am Käfele». Das ist nicht frei erfunden. Wir sind auch mal in einem Call und schreiben die eine oder andere Mail am Tag. Und Kaffee lieben wir bei Sergeant auch. Aber die Arbeit als Projektmanagerin in einer Kreativagentur ist VIEL mehr als das. Höchste Zeit also, mit den Vorurteilen aufzuräumen.

Gestalten - Mittendrin statt nur dabei

Projektmanagerin ist nicht gleich Projektmanagerin. Was man unter der Jobbezeichnung versteht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wir bei Sergeant sehen uns als Consultants und Projektleiter*innen und packen auch gerne selbst mit an. 

Wir verstehen unsere Rolle als eine Kombination, sozusagen das Beste aus beiden Welten: Mit Fachwissen und interdisziplinärer Erfahrung gestalten wir Projekte aktiv. Zum Beispiel beraten wir bei Geschäftsmodellen, erstellen Strategiepapiere und entwickeln Konzepte. Wir sind aber auch zur Stelle, wenn es darum geht, eine Website zu befüllen oder bei Events mit anzupacken.

Es ist in unseren Augen diese Mischung, die bei unseren Kund*innen und Marken oft den Unterschied macht und zum Projekterfolg beiträgt. Aber es macht auch für uns Sinn: Wenn wir als Consultants mehrere Hüte tragen können, bleibt das Team agil - und die Agentur effizient.

Kommunizieren - Von Dolmetschern & SPOCs 🖖

Ja, wir schreiben viel, in E-Mails oder in unserem Task-Management-Tool. Als Projektmanagerin ist man das Bindeglied zwischen Kund*innen, Designer*innen, Texter*innen, Entwickler*innen und auch Drittanbietern wie Druckereien oder Übersetzungsagenturen. Das bedeutet, wir sind häufig der Single Point of Contact, abgekürzt liebevoll «SPOC». Die gesamte Kommunikation läuft über uns.

Das Team auf Kundenseite, unser Design- & Content-Team, die Entwickler*innen und auch wir Consultants –  alle haben wir im Laufe eines Projekts unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen. Und wir sprechen häufig auch nicht genau dieselbe Sprache. Wenn bspw. die Kundin bis EOD vom CMO die KMIs erwartet, aber der Designer fürs IxD eigentlich zuerst das CI/CD braucht und der Programmierer schon das Backend im Drupal (unser liebstes CMS) aufsetzt, dann kann man schnell «Lost in Translation» sein. 

Wir Projektleiter*innen übersetzen und vermitteln zwischen den Parteien. Wir sorgen dafür, dass die Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dort auch verstanden werden. Und das funktioniert halt via E-Mails, Calls und Meetings.

Koordinieren - Wer, wie, was & bis wann?

Wir Projektmanager*innen haben den Überblick über ein Projekt. Das beginnt häufig bereits, bevor das Projekt überhaupt gestartet ist. Schon bei einer Anfrage oder einem Pitch prüfen wir die internen Ressourcen, arrangieren Meetings und sorgen für den Informationsfluss.

Wenn das Projekt startet - yeey! - ist es eine intensive Phase für uns, mit Kickoff-Workshops, Mitarbeit an Konzepten, internen Briefings, etc. Was sich immer wieder bewährt, ist ein möglichst detaillierter Zeitplan: wer macht was, bis wann und in welchem Umfang. Unsere Koordinationsfähigkeit sorgt dann dafür, dass der Zeitplan umgesetzt und eingehalten wird.

Administration - Damit alles seine Ordnung hat

Ja, auch administrative Aufgaben gehören zu unserem Job. Wir kümmern uns um den «Papierkram», der bei einem Projekt anfällt. Bei Sergeant ist dies 99 % digitaler Natur. Das heisst, wir erstellen Offerte und Rechnungen, schreiben Protokolle von Meetings, setzen interne Workflows auf, legen Projektordner an, überprüfen Budget und Projektfortschritt, und und und.

Je nach Person ist dieser Teil Fluch oder Segen. Ich persönlich mag es, wenn alles gut dokumentiert ist, und schreibe auch lieber mal etwas zu viel auf. Häufig ist man als Projektleiterin sehr tief in ein Projekt involviert. Die administrativen Tasks helfen mir dann, das Ganze aus der Vogelperspektive zu betrachten und den Überblick zu behalten.

Es gibt keine einfache Antwort - oder doch?

Ihr seht, die Frage ist nicht so einfach zu beantworten. Einen typischen Arbeitsalltag als Projektmanagerin in einer Kreativagentur gibt es nicht. Die Arbeitstage sind so unterschiedlich wie die Projekte und Kund*innen. Genau das macht es für mich aus. 

Sollte mich wieder einmal jemand fragen, was ich denn als Projektmanagerin mache, habe ich nun diesen Blogpost zur Hand. Oder kurz und knapp würde ich meinen Job wie folgt zusammenfassen:

Ich unterstütze dabei, Ideen in die Tat umzusetzen.

Und ja, der eine oder andere Kaffee gehört auch dazu. 😉